Účinnost od 26. 8. 2026
V tomto dokumentu vysvětlujeme, jak zpracováváme osobní údaje zákazníků a dalších osob, které nás kontaktují prostřednictvím webu, e-mailu nebo telefonu.
1. Správce osobních údajů
HP ELEKTRO-SERVIS s.r.o.
Mendělejevova 210, 709 00 Ostrava
IČ: 27817172
E-mail: info@hpservis.eu
Telefon: 774 321 553
Na uvedeném e-mailu můžete uplatnit svá práva nebo se zeptat na zpracování osobních údajů.
2. Jaké údaje zpracováváme
Podle druhu požadavku můžeme zpracovávat zejména:
- jméno a příjmení, telefon a e-mail,
- adresu opravy, město a PSČ,
- značku, druh, model, výrobní, produktové nebo sériové číslo spotřebiče,
- popis závady, požadovaného dílu a další informace uvedené v poznámce,
- fotografie výrobního štítku, spotřebiče nebo závady,
- technické bezpečnostní údaje, například IP adresu, User-Agent, bezpečnostní token a údaje potřebné k ochraně formuláře proti automatizovanému zneužití.
Do poznámek a fotografií prosím nevkládejte údaje, které nejsou pro vyřízení požadavku potřebné. Před pořízením fotografie odstraňte z okolí osobní dokumenty, tváře osob a další soukromé informace.
3. Účely a právní základy
Vyřízení servisní nebo dílenské poptávky
Údaje používáme ke kontaktování zákazníka, posouzení závady, určení spotřebiče nebo náhradního dílu, přípravě nabídky, naplánování opravy a následnému vyřízení zakázky. Právním základem jsou kroky prováděné na žádost zákazníka před uzavřením smlouvy a plnění smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR.
Záruční opravy a plnění právních povinností
Pokud je to nezbytné pro záruční opravu, evidenci zakázky, účetnictví nebo vyřízení reklamace, zpracováváme údaje také za účelem plnění právních povinností podle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR.
Ochrana práv a zabezpečení formuláře
Údaje můžeme v nezbytném rozsahu uchovat pro ochranu právních nároků a zajištění bezpečnosti webu, formuláře, e-mailu a informačních systémů. Právním základem je náš oprávněný zájem podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.
Údaje z formuláře nepoužíváme k zasílání marketingových sdělení bez samostatného právního důvodu.
4. Kam se údaje ukládají
Textové údaje z formuláře se odesílají do servisní e-mailové schránky a do interní Google tabulky. Fotografie se odesílají pouze jako příloha servisního e-mailu; Google tabulka obsahuje pouze informaci o jejich počtu. Plugin formulářová data trvale neukládá do databáze WordPressu.
Nahrané fotografie jsou před odesláním technicky překódovány za účelem odstranění nepotřebných metadat. Samotný obsah fotografie však může obsahovat výrobní číslo nebo části domácnosti, a proto s ním zacházíme jako s osobním údajem.
5. Příjemci a poskytovatelé služeb
K údajům mohou mít v nezbytném rozsahu přístup:
- pověření zaměstnanci a smluvní servisní technici,
- výrobce nebo autorizovaná servisní síť, pokud je předání nutné pro vyřízení záruční opravy,
- poskytovatel webhostingu a e-mailových služeb,
- Google, prostřednictvím služeb Google Sheets a Google Apps Script,
- Cloudflare, prostřednictvím bezpečnostní služby Turnstile,
- orgány veřejné moci, pokud nám předání ukládá právní předpis.
S poskytovateli, kteří vystupují jako zpracovatelé, používáme odpovídající smluvní nebo zpracovatelská ujednání. Přístup do e-mailu a interní tabulky je omezen na oprávněné osoby.
6. Cloudflare Turnstile
Formulář chrání služba Cloudflare Turnstile proti spamu a automatizovaným útokům. Cloudflare může za tímto účelem zpracovávat technické signály, například IP adresu, TLS otisk, User-Agent a identifikaci webu. Cloudflare podle svých podmínek nečte obsah vyplněných polí formuláře. Toto zpracování provádíme na základě oprávněného zájmu na bezpečném provozu webu.
7. Předávání údajů mimo Evropský hospodářský prostor
Někteří poskytovatelé, zejména Google a Cloudflare, mohou při poskytování služeb zpracovávat údaje také mimo Evropský hospodářský prostor. Předávání probíhá na základě mechanismů uznávaných GDPR, například rozhodnutí o odpovídající ochraně nebo standardních smluvních doložek.
8. Doba uchování
- Poptávka, která nepřejde v zakázku: nejdéle 6 měsíců od poslední komunikace.
- Poptávka, která přejde v servisní nebo dílenskou zakázku: po dobu vyřízení zakázky a následně nejdéle 3 roky, pokud není delší uchování nutné kvůli reklamaci, záruce nebo právnímu nároku.
- Fotografie: nejdéle 6 měsíců po uzavření požadavku, pokud nejsou nezbytné pro probíhající reklamaci nebo právní nárok.
- Účetní a daňové doklady: po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy, obvykle 5 až 10 let podle druhu dokladu.
- Bezpečnostní a provozní logy: zpravidla nejdéle 30 dnů, není-li delší uchování nezbytné pro vyšetření bezpečnostního incidentu.
Stejná pravidla se uplatňují také na kopie údajů v e-mailových archivech, Google tabulkách a zálohách s přihlédnutím k technickým možnostem bezpečného mazání záloh.
9. Vaše práva
Za podmínek stanovených GDPR máte zejména právo:
- získat potvrzení, zda vaše údaje zpracováváme, a požádat o jejich kopii,
- požádat o opravu nepřesných nebo doplnění neúplných údajů,
- požádat o výmaz nebo omezení zpracování, pokud jsou splněny zákonné podmínky,
- vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu,
- požádat o přenositelnost údajů, pokud se toto právo použije.
Žádost můžete poslat na info@hpservis.eu. Před vyřízením žádosti můžeme přiměřeným způsobem ověřit vaši totožnost.
Pokud se domníváte, že osobní údaje zpracováváme v rozporu s právními předpisy, můžete podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.
10. Povinnost poskytnout údaje
Poskytnutí polí označených hvězdičkou je nezbytné pro vyřízení požadavku. Bez těchto údajů nemůžeme online poptávku přijmout. Potvrzení „Beru na vědomí“ pouze dokládá, že jste se s těmito informacemi mohl(a) seznámit; nejde o souhlas s marketingem.
11. Automatizované rozhodování
Na základě údajů z formuláře neprovádíme automatizované individuální rozhodování ani profilování, které by pro vás mělo právní nebo obdobně významné účinky.